Iniziamo a calare nella realtà quotidiana la necessità di redigere statistiche. Nell'area delle vendite esistono due momenti fondamentali: l'invio della merce e la fatturazione. Di riflesso possiamo stilare statistiche per lo spedito e statistiche per il fatturato.

Fig. 1 - Spedito e fatturato
Dove risiede la differenza tra le due?

Non tutta la merce inviata viene fatturata. Mentre il fatturato diventerà quasi certamente moneta sonante, lo spedito non promette altrettanto.

Per esempio, spediamo a un nostro cliente una partita di merce a solo scopo valutativo: se il cliente riterrà soddisfatte le aspettative e deciderà di trattenere la merce, seguirà fattura. In alternativa ci restituirà il tutto. Potrà così accadere che invieremo 10 tavoli e che non ne fattureremo alcuno. Un siffatto ragionamento c’indurrebbe, però, a scartare la produzione di statistiche sullo spedito, poiché non garantiscono un riscontro puntuale con il fatturato… ma non è così! Spedito e fatturato esprimono due punti di vista diversi dello stesso fenomeno, l’attività di vendita. Per assimilare il significato delle statistiche sullo spedito riprendiamo l’esempio.

Fig. 2 - Incidenza delle spedizioni in visione sul totale delle spedizioni

Potrebbe essere interessante comprendere qual è l’incidenza degli invii che non hanno prodotto fatturato sul totale delle spedizioni: otteniamo un indice della performance aziendale, che non potremmo mai leggere dal semplice fatturato.

Lo spedito ci dice:
:: a chi (dai nomi dei clienti),
:: quando (dalle date dei documenti),
:: come (dal motivo del trasporto)
la merce è uscita dall’azienda ed, eventualmente:
:: con quale frequenza e
:: a che titolo è rientrata.

L’altra faccia della medaglia è il fatturato. Per carpirne in significato è necessario comprendere la natura del documento che ne sta alla base, la fattura, e rapportarlo all’elemento che genera lo spedito, il documento di trasporto (DDT).

L’altra fondamentale differenza tra un DDT e una fattura è rappresentata dagli importi dei documenti.
Nel DDT non esistono, perché la funzione del DDT è identificare la merce nella sua natura e quantità. Nella fattura, invece, a questi dati si aggiungono i prezzi degli stessi beni e altre eventuali spese (per esempio il costo del trasporto che non compare nel DDT).
Chiariamoci le idee con un esempio:
Il cliente ordina telefonicamente 5 tavoli al prezzo di euro 2 cadauno (totale euro 10 + IVA).
Emettiamo un DDT, che il trasportatore porterà al cliente, contenente la descrizione e la quantità della merce.

Tab. 1 – Esempio di DDT

La statistica dello spedito, a oggi, c’informa che:

Tab. 2 - Esempio Statistica sullo spedito

A fine mese fatturiamo questo DDT, ma, a seguito di accordi telefonici, concediamo uno sconto del 10% su ogni tavolo e chiediamo il rimborso delle spese di trasporto per euro 2:

Tab. 3 - Esempio fattura

La statistica sul fatturato è significativamente diversa da quella dello spedito:

Tab. 4 - Esempio statistica sul fatturato

Ovviamente, gli esempi si possono moltiplicare, in quanto l’attività è diversa per ogni azienda, poiché sono diversi i tipi di prodotti offerti e i criteri gestionali adottati nella conduzione delle operazioni di vendita.