La funzione del DDT per il magazzino sarà dichiarare la definitiva uscita della merce dai cancelli dell’azienda. Diretta conseguenza sarà il calo della disponibilità del prodotto che, fino a quel momento, era semplicemente «impegnato», vale a dire: vincolato al soddisfacimento di un ordine cliente. Nulla vietava, infatti, eccetto il buon senso, di destinare ad un altro cliente la merce raccolta.

Fig. 26 - Livelli di impegno del magazzino

Diciamo, quindi, che l’ordine cliente stabilisce una sorta di «prenotazione» della merce in magazzino. L’entità del vincolo dipende, però, dalla priorità assegnata alla consegna. Per esempio, un ordine che preveda la spedizione entro poche ore dalla conferma, vincola la merce tassativamente. Qualora, invece, la data di consegna fosse fissata dopo «x» giorni, potrebbe essere conveniente per l’azienda soddisfare un ordine urgente e, nel frattempo,lanciare un ordine di produzione della merce da consegnare successivamente. Il documento di trasporto, invece, accompagnando la merce che materialmente esce dall’azienda, decreta la definitiva riduzione di disponibilità. L’utilità del software, in questo contesto, si esprime al massimo nel contemporaneo vantaggio che offre all’ufficio commerciale e al magazzino. L’ufficio commerciale sarà in grado di confermare gli ordini dei clienti e fissare le presunte date di consegna. Il magazzino, accorgendosi del livello delle scorte disponibili, potrà chiedere il reintegro delle giacenze con richieste d’acquisto a fornitori o con ordini alla produzione. Questo risultato non è realizzabile con il solo impegno umano, giacché non è possibile, per il magazziniere, correre continuamente tra gli scaffali per verificare il livello delle scorte. Al contrario, il software gestionale recepisce dai documenti tutti i movimenti di magazzino, aggiornando, in tempo reale, il livello di impegno e la disponibilità della merce.